Šiandieniniame pasaulyje, kuriame bendrauja daugybė įvairių šalių ir kultūrų atstovų, protokolas tampa itin svarbus. Jo išmanymas yra naudingas tiek verslo pasaulyje, tiek valstybiniu lygiu. Šiame straipsnyje apžvelgsime protokolo pagrindus profesinėje veikloje, automobilyje bei oficialiuose priėmimuose, aptarsime jo raidą ir taikymą įvairiose srityse.
Protokolo ir Etiketo Samprata
Protokolas - tai elgesio taisyklės, nustatytos normos ir reikalavimai konkrečiai situacijai. Tai pagal tam tikrą formą sudarytas dokumentas, kuriame fiksuojama ir reglamentuojama žmonių susitikimų, bendravimo ir išsiskyrimo bei kitokių įvykių eiga ir rezultatai. Senovėje protokolas reiškė iškilmėms paruošto dokumento dalį su garbingų svečių vardais ir titulais. Vėliau ši sąvoka reiškė archyvų tvarkymą. Šiandien protokolas vartojamas visose veiklos srityse: gamyboje, gavyboje, aptarnavime. Plačiausiai protokolas prigijo valstybės valdyme ir diplomatinėje veikloje; vėliau ir verslo vadyboje.
Šiandien protokolo sąvoka išsiplėtė, o jo turinys pasipildė etikos, etiketo ir ceremonialo sąvokomis.
Etika - žmogaus elgesio normų visuma. Joje išskiriama profesinė, valdymo, pedagogo, karininko etika ir t.t. Valdymo etika reguliuoja vadovų ir pavaldinių elgesį.
Etiketas - visų profesijų žmonėms privalomų mandagumo taisyklių ir tinkamo elgesio normų ir formų visuma. Etiketas reguliuoja vyro ir moters; jaunesnio ir vyresnio; vadovo ir pavaldinio; ir visų rangų bendraujančiųjų tarpusavio santykius. Etiketo taisyklių žinojimas sustiprina pasitikėjimą savo jėgomis ir neleidžia patekti į nemalonią situaciją, o į ją patekus, lengvai išsisukti.
Taip pat skaitykite: Elgesio Kultūra
Ceremonialas - iškilmingų apeigų, ritualų sistema.
Valstybės Valdymo Protokolo Raida Lietuvoje
Lietuvos Respublikos Vyriausybė 1992 m. lapkričio 30 d. savo nutarimu patvirtino tarptautinio protokolo taisykles ir įsteigė valstybinio ir diplomatinio protokolo tarnybas. Šių tarnybų tikslas - užtikrinti, kad Lietuva laikytųsi tarptautinio protokolo reikalavimų. Tai apima valstybės ir vyriausybės vadovų vizitų organizavimą, aukščiausio lygio delegacijų sutikimą, atitinkamų pareigūnų vizitų koordinavimą ir diplomatų elgesio reglamentavimą įvairiose valstybės valdymo srityse. Taip pat numatomos privilegijos ir imunitetai diplomatams.
Valstybės valdymo protokolas fiksuoja šiuos svarbiausius įvykius:
- Valstybės ir vyriausybės vadovų vizitus.
- Aukščiausio lygio delegacijų sutikimo tvarką.
- Atsakingų pareigūnų vizitų ir sutikimo tvarką.
- Nurodo, kaip elgtis diplomatams įvairiose valstybės valdymo srityse.
- Numato privilegijas ir imunitetą diplomatams.
Pagal Vienos konvenciją praktikuojami keturių rūšių vizitai: oficialus, darbo, neoficialus ir tranzito. Oficialūs vizitai rengiami aukščiausio lygio valstybės valdymo pareigūnams ir yra labiausiai saistomi valstybės valdymo protokolo reikalavimų.
Protokolas Versle
Verslininkai savo darbo praktikoje naudoja ir diplomatinio protokolo taisykles, tačiau čia jos nėra tokios griežtos. Kiekvieną dieną tenka spręsti įvairius klausimus, susijusius su kasdiene profesine veikla - svarstome, kaip parašyti dalykinį laišką, sutikti bei priimti svečius ir kaip su jais bendrauti, kalbame telefonu, teikiame informaciją ar patys jos teiraujamės, bendraujame su daugeliu žmonių.
Taip pat skaitykite: Protokolo svarba psichologo konsultacijoje
Kalbėjimas telefonu
Kalbėjimas telefonu padeda sutaupyti laiką. Tai bene laisviausia bendravimo forma, nes pašnekovas nemato nei mūsų, nei aplinkos, kurioje tuo metu esame, todėl galime mažiau varžytis. Darbiniai telefono pokalbiai labai dažnai padeda susidaryti nuomonę apie pašnekovą ir jo įstaigą, kuriai jis atstovauja. Reikalaujama kalbėti mandagiai, atsakingai, kompetetingai. Suskambėjus telefonui, ragelį rekomenduojama pakelti po trečio skambučio, pasisveikinti ir prisistatyti pranešant įstaigos pavadinimą, savo pareigas, vardą ir pavardę. Kalbant telefonu nepatartina rodyti savo nepasitenkinimo, susierzinimo. Norėdami nutraukti pokalbį, privalome mandagiai atsiprašyti pašnekovo, pasakyti, kad skubame, vėluojame ir pan. Jeigu skambiname patys, palaukime bent šešių telefono skambučių, kad žmogus suspėtų atsiliepti. Paskambinę taip pat privalome pasisveikinti ir prisistatyti. Bendraudami telefonu, kalbėkime aiškiai ir lėtai, kad informacija būtų išgirsta ir suprasta teisingai. Būkime dėmesingi savo pašnekovui: nešiurenkime popieriais, nesiblaškykime, nekramtykime gumos, nekosėkime į telefono ragelį, nesiklausykime garsiai įjungto televizoriaus ar radijo ir kt.
Vizitinės kortelės
XIX a. atsiradusios vizitinės kortelės, žymėjusios tam tikrą asmenų luomą visuomenėje, šiandieniniame gyvenime tapo labai patogiomis, kadangi pagelbsti mums atlikdamos kai kurias funkcijas norint prisistatyti, susipažinti. Vizitinės kortelės gali būti asmeninės ir tarnybinės. Tarnybinių kortelių paskirtis - skelbti informaciją apie įmonę. Daugelis įmonių spausdina darbuotojų vizitines korteles. Pagal esamą informaciją vizitinės kortelės skirstomos į pažintines ir kontaktines. Pažintinėje kortelėje nurodomas įstaigos, kurioje dirbame, pavadinimas, mūsų vardas, pavardė bei pareigos. Patariama nurodyti ir konkrečią darbinę sritį. Labai gerai žinomų, aukšto rango pareigūnų vizitinėse kortelėse nurodoma informacija labai „kukli“ - dažniausiai tik pareigos, vardas ir pavardė. Vizitinė kortelė - tai žmogaus, įstaigos įvaizdžio dalis, todėl reikia gerai apgalvoti jos dizainą, kad ji atitiktų ir teisingai apibūdintų atstovaujamąjį.
Tarptautinis Derybų Protokolas
Tarptautinis bendravimo protokolas reikalauja neeksportuoti savo šalies papročių, tradicijų, gyvenimo būdo į tą šalį, kurioje žmogus dirba. Atvykę iš kitų šalių vadybininkai visuomet stengiasi įgyti pasitikėjimą. Visi jie turi ir asmeninių, ir konkrečios organizacijos interesų, ir daro tą patį - stengiasi iš pašnekovo išgauti kiek galima daugiau žinių, tame tarpe ir konfidencialių. Todėl reikia vengti prisirišti prie tokių asmenų ir nepamiršti atsargos su jais bendraujant.
Pirmasis ir svarbiausias reikalavimas tarptautinio bendravimo vadybininkui yra klausytis, bet ne kalbėti. Kalbėti reikia tik tiek, kad paskatintume kalbėti pašnekovą. Laikantis šio principo galima gauti daugiau informacijos negu pasitelkus žvalgus ar mokant pinigus.
Protokolas Automobilyje
Automobilis yra labai ribota erdvė, kurioje žmonės priversti bendrauti pagal tam tikrus reikalavimus. Tai privati teritorija, kurioje taip pat vyksta žmogaus asmeninis gyvenimas. Automobilį galime sieti ir su dideliais pavojais - eismo nelaimėmis, triukšmu, aplinkos teršimu. Automobilio paskirtis tiek kasdieniniame gyvenime, tiek priimant garbius svečius yra ta pati, tačiau vaidmuo ir elgesio taisyklės skiriasi. Svarbu prieš atvykstant svečiams žinoti reikiamą automobilių skaičių ir numatyti svečių susodinimo į juos tvarką. Automobiliai turi atitikti sutinkamų svečių rangą bei sutinkančios svečius šalies ar firmos galimybes. Automobilyje būtina nustatyti garbingiausias vietas, kurios priklauso nuo konkrečių aplinkybių ir automobilio konstrukcijos.
Taip pat skaitykite: Priežiūros kokybės gerinimas
Panagrinėkime, kaip paskirstytinos vietos limuzine. Limuzinas - ypač ištaigingas automobilis. Jame yra dvi eilės sėdynių keleiviams, o vairuotojo vieta dažniausiai nuo keleivių būna atskirta stiklu. Keleiviai šiame automobilyje sėdi arba veidu vieni į kitus, arba visi veidu judėjimo kryptimi. Vietos mikroautobusuose skirstomos pagal tokius principus: kuo labiau link galo, tuo vieta mažiau garbinga, o eilėje garbingesnė vieta yra iš dešinės; jeigu sėdynės sustatytos priešpriešiais, garbingiausia eilė - pirmoji veidu judėjimo kryptimi; papildomos vietos (atlenkiamos sėdynės) šiuo atveju neskaičiuojamos.
Pirmiausiai į automobilį sodinamas garbingiausias svečias. Dešiniosios automobilio durelės turi būti šaligatvio pusėje. Jeigu automobilyje yra moteris, ji niekada nepaliekama viena ant užpakalinės sėdynės. Vykdamas į protokolinius pokalbius ar priėmimus, asmuo pats neturėtų vairuoti automobilio, o į aukšto lygio susitikimą nederėtų važiuoti taksi, patartina pasamdyti automobilį su vairuotoju. Vykdamas į susirinkimą, asmuo turėtų sėdėti tik ant užpakalinės automobilio sėdynės. Grįžti iš priėmimo galima kuo nori.
Statutinių Organizacijų Protokolas
Statutinės organizacijos, tokios kaip kariuomenė, policija ar ugniagesių tarnyba, turi savo griežtus protokolus, kurie apibrėžia elgesio normas, aprangą, pagarbos ženklus ir ceremonijas. Šie protokolai yra skirti užtikrinti tvarką, discipliną ir pagarbą hierarchijai.
Nevyriausybinių Organizacijų Protokolas
Nevyriausybinės organizacijos (NVO) dažnai dirba tarptautinėje aplinkoje, todėl joms svarbu laikytis protokolo taisyklių, kad užtikrintų efektyvų bendradarbiavimą su partneriais, donatoriais ir valdžios institucijomis. NVO protokolas gali apimti mandagų elgesį, tinkamą aprangą, punktualumą ir pagarbą vietos kultūrai bei papročiams.
Tarptautinio Bendravimo Protokolas
Tarptautinis bendravimo protokolas apima platų spektrą taisyklių ir normų, kurios reguliuoja bendravimą tarp skirtingų šalių atstovų. Tai apima diplomatinius vizitus, derybas, konferencijas ir kitus oficialius renginius. Tarptautinio protokolo tikslas - užtikrinti sklandų ir efektyvų bendravimą, išvengti nesusipratimų ir įžeidimų.
Oficialūs Priėmimai
Pagal tarptautinį protokolą pobūviai, banketai, įvairios vaišės yra vadinami priėmimais. Daugelio priėmimų metu susitinka svarbūs ir įtakingi visuomenės veikėjai, verslininkai, politikai, kurių dėka kuriamas šalies, įmonės, asmens įvaizdis, todėl priėmimo tikslas - ne tik pavaišinti svečius, bet ir užmegzti bei plėtoti dalykinius ryšius.
Priėmimas „Taurė šampano“ rengiamas kokia nors proga, taip pat ir kokiam nors asmeniui ar atvykusiai delegacijai pagerbti. Svečiai vaišinami šampanu, baltuoju ir raudonuoju vynu, sumuštiniais, sūriui, pyragaičiais, vaisiais. Šio priėmimo metu negalima atsisakyti šampano - atsisakymas gali būti suprastas kaip nepagarba asmeniui ar įvykiui. Tai nėra labai iškilmingas pobūvis - apranga gali būti kasdienis kostiumas, suknelė ar pan.
Priėmimas „Taurė vyno“ rengiamas nelabai svarbia proga arba progos gali ir visai nebūti. Labai panašus į anksčiau minėtą priėmimą, tik dar mažiau iškilmingas.
Kokteilio vakaras - pats praktiškiausias būdas priimti ir pavaišinti daug žmonių. Tai gali būti būti tiek oficialus, tiek ir nevaržantis - artimų bičiulių sambūris. Tokio priėmimo metu svečiai vaišinami kokteiliu, šampanu, vynu, prie baro svečiai gali pasivaišinti ir stipresniais gėrimais.
Furšetas ir bufetas yra labai panašūs. Jų metu svečiai apsitarnauja patys, valgoma tik šakutėmis. Ilga, beveik grindis siekiančia staltiese, dengiamas stalas turėtų būti statomas vidury salės arba palei sieną, kad būtų lengvai prieinamas svečiams; lėkštės, taurės išdėliojamos taip, kad svečiams būtų patogiai pasiekiamos.
Arbatėlė ir ponių kava - ruošiami dažniausiai tik moterims. Aplinka nėra labai oficiali. Vaišinamasi saldumynais, vaisiais ledais, gali būti ir sumuštinių.
Dalykiniai pietūs - patogi proga aptarti verslo reikalus ramioje aplinkoje. Iškilmingumas priklauso nuo pasirinkto restorano.
Kviestiniai pietūs ar vakarienė rengiami iškilmingomis progomis. Svečiai dalyvauja su kvietimais, apranga iš anksto nurodyta. Pietūs ir vakarienė rengiami vakare, - tai ilgesnės trukmės nuo 2,5 iki 3,5 val. Priėmimų metu pokalbiai gali būti tiek dalykiniai, tiek ir asmeniniai; gali skambėti muzika ir vykti šokiai. Šeimininkas, ruošdamas pobūvį, turi numatyti jo eigą, pasakyti oficialią sveikinimo kalbą ar paskelbti tostą.
tags: #protokolas #elgesio #taisykles