Ateina momentas, nors jo visai nelaukiam, kai suvokiam, jog mus užslėgė problemos. Tarptautinių žodžių žodynas žodžio problema (gr. problēma - uždavinys, užduotis) reikšmę aiškina kaip 1) uždavinį, iškylantį žmonių tikslingoje veikloje ir reikalaujantį teorinio arba praktinio sprendimo; 2) sudėtingą, sunkiai išsprendžiamą klausimą. Per visą savo gyvenimą žmogus susiduria su daugybe svarbių arba mažiau svarbių problemų visose veiklos srityse: asmeninėje, profesinėje, finansinėje ar socialinėje.
Problemas spręsti galima įvairiais būdais, tačiau pabrėžtina, jog kiekvienas metodas ir procedūra tuo mažiau naudingi, kuo griežčiau jų laikomasi. Būtina lanksti taktika, nuolatinis derinimasis prie aplinkybių, situacijos, įvairių galimybių komponavimas.
Kaip suvokiame problemas
Problemas suvokiame įvairiai, tačiau suvokimas - tai procesas, kai žmogus stimulus paverčia reikšmingais reiškiniais, modeliais. Suvokimo dėka mes galime suteikti reiškiniams, veiksmams, procesams ar vaizdiniams tam tikrą reikšmę. Suvokimo dėka mes gebame atrinkti reikalingą informaciją nuo mums nereikšmingos (suvokimo atranka). Čia svarbiausia tai, kad visas žmogaus suvokimas prasideda nuo savęs, t.y. nuo to, kaip mes suvokiame save.
Kartais dera paklausti savęs: “Kokia bus situacija, jei visai nieko nedarysiu? Ar spręsti?” jei niekas nepablogės, gal nereikia nieko daryti.
Psichologinis nusiteikimas
Kiekvienai veiklai, net poelgiui, būtinas psichologinis pasirengimas, nusiteikimas veikti. Būtina įvertinti, suprasti, suskirstyti problemas, tai yra išsiaiškinti, kokie konkretūs jų sunkumai.
Taip pat skaitykite: Gydymo būdai
Tikslų formulavimas
Tikslas - tai, ko siekiama; tai laukiamas veiklos rezultatas. Tikslai gali būti konkretūs, aiškūs, visiems priimtini, tačiau jie gali būti ir migloti, pernelyg bendri, nesantaikos grupėja pagrindas. Tikslas nustatomas aiškiai, konkrečiai, visiems prieinamai dar iki darbo pradžios. Susidūrus su realybe, tikslas gali būti transformuojamas. Konkretus darbas būna daugiatikslis.
Sėkmės kriterijų įvertinimas
Viena iš didžiųjų problemų - kaip pamatuoti veiksmų sėkmę. Būtinas objektyvus veikimų vertinimas. Tenka atsakyti bent į du klausimus: 1) kaip nustatyti, ar pasiekti iškelti tikslai?; 2) kaip spręsti apie bendro darbo efektyvumą? Paaiškėjus sėkmės kriterijams, žmonėms paaiškėja reikalaujamas rezultatas.
Informacijos rinkimas
Sprendžiamu klausimu informacijos pertekliaus nebūna. Gerai įsisąmoninus problemą, greičiau randamas jos sprendimas. Žmonės gali žinoti įvairius faktus, nuomones, idėjas, nusistatymą tam tikrais klausimais. Žmogaus atminties apimtis ribota. Todėl būtina imtis įvairių informacijos rinkimo ir kaupimo būdų, technikos, o tada - įvairių veiklos variantų analizės.
Planavimo svarba
Šis etapas prasideda nutarimu, kas turi būti padaryta. Galima pasirinkti vieną galimybę, atmetus visas kitas.
Veikla
Ji susideda iš veiksmų. Tai praktinės veiklos etapas. Dirbti pradedama, kai tikslai, sėkmės kriterijai aiškūs, kai kiekvienas žino, ką ir kaip turi padaryti, ko pasiekti. Darbuotojai gali šį bei tą priklausomai nuo aplinkybių, nuo situacijos išmintingai keisti.
Taip pat skaitykite: Psichologijos problemos
Veiksmų analizė
Veikla analizuojama, turint tikslą gerinti, tobulinti veiksmus. Iš savo veiksmų rezultatų žmonės mokosi. Jie vertina sėkmės parametrus bei stengiasi nustatyti nesėkmės priežastis. Visada yra pavojus analizuojant pasiduoti pesimizmui ir depresijai. Todėl būtinas grįžtamasis ryšys. Jo funkcija - neleisti darbuotojams tūpčioti vietoje. Analizės tikslas - sukaupti informacijos bei energijos, įgalinančios pagerinti veiklos rezultatus, suformuluoti tolesnių veiksmų pagrindines kryptis.
Visi septyni etapai yra lankstūs ‘’ginklai’’: bet kurioje vietoje galima sustoti, grįžti, modifikuoti įvaizdį. Norint ką nors įvaldyti, būtinas laikas, pastangos, mokymosi fazė. Mokymuisi būtų naudinga įrašyti dalykinius pasitarimus į vaizdo juostą, o vėliau juos peržiūrėti, objektyviai pamatyti ir save, ir kitus, ir svarstymo eigą. Tai ir yra grįžtamasis ryšys tarp žmonių. Taip pastebėti bendravimo sunkumai bei trūkumai gali būti atvirai šalinami.
Problemų sprendimo lygiai
Vadovams iškilusios problemos būna įvairaus lygio bei sudėtingumo. M. Woodcock ir D. Francis (1982) išskiria keturis problemų sprendimų lygius:
- Rutina: Tai įprastos kasdienybės dalis, kur vadovas elgiasi pagal programą, algoritmą, atpažįsta situacijas ir elgiasi jose iš anksto nuspėjamai.
- Selekcinis: Šiame lygyje jau būtina nedidelė iniciatyva, veiksmų laisvė, bet tik iki leistinų ribų. Vadovas turi alternatyvą, vertina galimų sprendimų privalumus ir stengiasi pasirinkti tuos, kurie geriausiai tinka tai problemai konkrečiomis sąlygomis.
- Adaptacinis: Šiame lygyje vadovas privalo rasti kūrybišką sprendimą, kuris gali būti net absoliučiai naujas. Jam dažnai tenka ieškoti senos, visiems žinomos problemos naujo sprendimo.
- Inovacinis: Tai aukščiausias, sudėtingiausias lygis, kurio problemos plačiausios, net globalinės. Siekiant geresnių rezultatų, būtinas visai naujas požiūris, būtini absoliučiai nauji įvaizdžiai, kitokie metodai.
Kiekvienas iš šių keturių lygių būdingas ne tik vadovams, bet ir visiems darbuotojams.
Programuojami ir neprogramuojami sprendimai
Susidūrus su skirtingomis problemomis, būtini skirtingi sprendimų tipai. Kasdieninius ar smulkius rutininio ir selekcinio lygio reikalus galima sutvarkyti pagal standartinę procedūrą - programuojamų sprendimų tipą. Svarbesniems reikalams reikia adaptyvaus bei inovacinio lygio neprogramuojamų sprendimų, nes jie mažiau strūktūrizuoti.
Taip pat skaitykite: Vaikų socializacijos problemos apžvalga
- Programuojami sprendimai - tai rutininio lygio klausimų sprendimai, priimami remiantis taisykle, procedūra ar įpročiu. Jie priimami pagal rašytą ar nerašytą politiką, procedūrą ar taisykles, supaprastinančias sprendimus pasikartojančiose situacijose, kai apribojamas ar atmetamas pasirinkimas.
- Neprogramuojami sprendimai - tai konkretūs nerutininių problemų sprendimai, priimami jas sprendžiant nestruktūruotai, adptyviai, nagrinėjant nepaprastas ar netikėtas problemas.
Tikrumas ar netikrumas bei rizika
Spręsdami bet kurį klausimą, vadovai privalo įvertinti alternatyvas. Daugelis jų susiję su ateities įvykiais, kuriuos sunku nuspėti.
- Tikrumas - sprendimų priėmimo sąlyga, kai vadovai turi tikslią, įvertinamą ir patikimą informaciją apie įvairius svarstomus alternatyvų rezultatus.
- Rizika - sprendimo sąlyga, kai vadovas žino, kokia yra tikimybė pasiekti tam tikrą tikslą ar rezultatą.
- Netikrumas - sprendimo sąlyga, kai vadovai susiduria su nenuspėjamomis išorės aplinkybėmis arba jiems trūksta žinių, būtinų tam tikrų įvykių tikimybei numatyti.
Sprendimų tipai
Išskiriami operatyviniai, taktiniai bei strateginiai sprendimai. Jie gali būti atviri ar uždari, priklausomai nuo problemos.
- Atvira problema nėra aiškiai apibrėžta; neaiškios jos pasireiškimo ribos. Atvirą problemą sunku atskirti nuo konteksto bei nuo kitų problemų. Atviros problemos sprendimo būdų yra daug. Todėl sunku pasirinkti alternatyvų vertinimo kriterijus.
- Uždara problema yra aiškiai ir tiksliai apibrėžta. Ją galima lengvai apibrėžti ribotu parametrų skaičiumi arba išskirti kaip atskirą klausimą. Dažniausiai uždarą problemą galima išspręsti tik keletu būdų. Yra tik keli aiškūs sprendimo pasirinkimo kriterijai.
Sprendimai gali būti intuityvus nuomone paremti bei racionalūs. Už racionaliuosius sprendimus ‘’atsako’’ kairiojo smegenų pusrutulio veikla, o dešiniojo galvos smegenų pusrutulio veikla sąlygoja intuityviuosius ir nuomone pagrįstus sprendimus.
Racionalus sprendimo priėmimo modelis
Įvertinantys savo pasirinkimą ir apskaičiuojantys optimalią riziką vadovai naudoja racionalų sprendimo priėmimo modelį. Tai keturių etapų procesas, padedantis vadovams įvertinti alternatyvas ir pasirinkti geriausiai laiduojančią sėkmę:
- Ištirti situaciją - reiškia suformuluoti problemą, nustatyti jos priežastis bei sprendimo tikslus.
- Sukurti alternatyvas - ieškoma potencialių sprendimų.
- Įvertinti alternatyvas ir pasirinkti geriausią - įvertinami kiekvienos alternatyvos privalumai ir trūkumai, pasirenkamas tinkamiausias sprendimas.
- Įgyvendinti ir įvertinti sprendimą - sprendimas įgyvendinamas, vėliau įvertinami rezultatai.
Suvokimo klaidos
- Atribucijos teorija. Kitų žmonių elgesys aiškinamas elgesiu arba situacijomis. Šiuo atveju žmogaus savybės priskiriamos aplinkai, o ne asmeniui. Čia situacijos įtakos neįvertinimas - atribucijos klaida (pvz., „kaltas visas pasaulis, bet tik ne aš“ arba „tiesiog išlipau iš lovos ne ta koja“).
- Pirmojo įspūdžio efektas. Dažnai žmonės jau pirmą kartą susitikę kitą žmogų susidaro pirmąjį įspūdį apie jį. Tam įtakoja išvaizda, pasitikėjimas ir pan. Tačiau pirmasis įspūdis ne visada gali būti teisingas, nes mes įpratę vertinti pagal stereotipus: grupuojam žmones pagal atskirus stereotipus, o paskui padalinam į grupes visą pasaulį. O juk neteisingas socialinis žmogaus suvokimas gali nulemti atskiro asmens statusą grupėje, nuo kurio priklausys, kaip su juo bus elgiamasi, bendraujama.
- Halo efektas. Apie žmogų sprendžiama iš bendro įspūdžio. Naujumo efektas - žmogus vertinamas pagal paskutiniuosius veiksmus.
Konfliktų sprendimo strategijos
Literatūroje galima rasti septynias dažniausias konfliktų sprendimo strategijas:
- „Viskas arba nieko“ strategija. Pirmasis šios strategijos tipas pagrįstas tiesioginiu valdžios naudojimu.
- Dalinio rezultato strategija. „Dalinė“ ji vadinama todėl, kad nė viena iš konflikto šalių nepasiekia visų savo tikslų.
- Atvirų durų strategija. Tai yra palyginti neefektyvus organizacinių konfliktų sprendimo būdas.
- Parlamentinė strategija. Darbuotojų, valdybos ir panašūs susirinkimai, atrodytų, grindžiami parlamentinėmis procedūromis, nėra labai efektyvus būdas konfliktams spręsti, nes pavaldinių ir vadovų padėties bei socialinio statuso skirtumų įtaka neišvaengiama.
- Rutininų sprendimų strategija. Ši sprendimo strategija pagrįsta rutininiu, kitaip dar vadinamu „programuotu“, sprendimų priėmimu.
- Smegenų šturmo strategija. Ji nesiūlo iš anksto žinomo recepto konfliktinės situacijos sprendimui: kol nenustatyta problemos priežastis, neįmanoma rasti idealaus šios problemos sprendimo būdo.
- Derybų strategija. Čia konfliktus organizacijoje sukelia atskiros frakcijos, kurių kiekviena veikia, vadovaudamasi priimtina logika ir vertybėmis, tačiau siūlo skirtingus kelius organizacijos tikslams pasiekti.
Patarimai, kaip išvengti konfliktų
Prieškonfliktinė situacija dažniausiai neatsiranda staiga, o subręsta laipsniškai. Svarbiausia laiku pastebėti, jog emocinė įtampa pasidarė per aukšta (pakinta mimika, veidas parausta, kinta kalbos tempas ir t.t.). Reikėtų neužmiršti ir to, kad ne visada būtent tikra nesantvarė sukelia konfliktą tarp žmonių: neretai mes tiesiog nesugebame suprasti oponento motyvų, skirtingai nei jis žiūrime į problemą. Kaip pataria garsusis D. Karnegis (Carnegie), nuoširdus domėjimasis žmogaus problema ir šypsena taip pat gali užkirsti kelią konfliktui. Šypsodamiesi mes padrąsiname bendravimo partnerį; šypsena sukelia atsakomąją simpatiją mūsų atžvilgiu. Neužmirškime ir sveiko humoro jausmo. Tinkamas pajuokavimas tinkamu laiku - puikus konflikto priešnuodis!